แนวปฏิบัติขั้นตอนการทำลายหนังสือราชการ

                     ขั้นตอนการทำลายหนังสือราชการ ให้ปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และแก้ไขเพิ่มเิติม (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548
ขั้นตอนที่ 1
ทุกสิ้นปีปฏิทิน เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือสำรวจหนังสือที่ครบอายุการจัดเก็บ ตามระเบียบสำนักนายก
รัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และแก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 ซึ่งมีความประสงค์จะทำลายตาม
ระเบียบข้อ 66

ขั้นตอนที่ 2
จัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายหนังสือราชการ มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ จำนวน 1 ชุด ตามแบบที่ 25 คลิกที่นี่
ท้ายระเบียบสารบรรณข้อ 66 (การสำรวจหนังสือเพื่อทำลายควรทำอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง)

ขั้นตอนที่ 3

แจ้งผลการสำรวจให้หัวหน้าส่วนราชการ พร้อมเสนอชื่อคณะกรรมการทำลายหนังสือราชการ ประกอบด้วย
ประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อย 2 คนขึ้นไป โดยแต่งตั้งข้าราชการระดับ 3 ขึ้นไป ตามระเบียบงาน
สารบรรณข้อ 67

ขั้นตอนที่ 4
หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมฯ มีคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือราชการ โดยคณะกรรมการฯ มีหน้าที่
ตามระเบียบฯ ข้อ 28
      1. พิจารณาหนังสือที่จะขอทำลาย ตามบัญชีหนังสือขอทำลาย
      2. กรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือฉบับใดไม่ควรทำลายและควรขยายระยะเวลาการเก็บไว้ ให้ลง
          ความเห็นว่าจะขยายระยะเวลาการเก็บไว้เมื่อใด ในช่องการพิจารณา
      3. กรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรทำลาย ให้กรอกเครื่องหมาย (X) ลงในช่องการพิจารณา
      4. เสนอรายงานผลการพิจารณา พร้อมทั้งบันทึกความเห็นต่อผู้บังคับบัญชา เพื่อพิจารณาสั่งการต่อไป
      5. ควบคุมการทำลายหนังสือจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมฯ ผ่านขั้นตอนตามระเบียบฯ  เมื่อทำลายหนังสือ
          ราชการเรียบร้อยแล้ว ให้ทำบันทึกลงนามร่วมกันเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติทราบ

ขั้นตอนที่ 5
หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมพิจารณา
      1. กรณีเห็นว่าเรื่องใดยังไม่ควรทำลายจะสั่งการเก็บหนังสือนั้นไว้ก่อน
      2. กรณีเห็นว่าเรื่องใดควรทำลาย จะส่งบัญชีหนังสือขอทำลายให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร

ขั้นตอนที่ 6
หอจดหมายเหตุแห่งชาติ พิจารณารายการในบัญชีหนังสือขอทำลาย แล้วแจ้งผลการพิจารณาต่อส่วนราชการนั้น
ภายใน 60 วัน นับแต่วันที่ส่ง

ขั้นตอนที่ 7
การทำลายหนังสือ  หนังสือที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติ ได้ให้ความเห็นชอบให้ส่วนราชการทำลายได้แล้วนั้น
ส่วนราชการสามารถทำลายได้โดยการเผาหรือการขายเป็นเศษกระดาษ โดยมิให้เอกสารนั้นอ่านเป็นข้อความได้
แล้วนำเงินรายได้จากการขายส่งเป็นรายได้แผ่นดินต่อไป
      เมื่อทำลายเรียบร้อยแล้วให้คณะกรรมการทำลายเอกสาร ทำบันทึกเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมทราบต่อไป
โดยไม่ต้องแจ้งหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร 

เอกสารที่เกี่ยวข้อง
1. ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548
2. ตารางกำหนดอายุการเก็บเอกสารบริหารงานบุคคล
3. ตารางกำหนดอายุการเก็บเอกสารการเงินและเอกสารที่เกี่ยวข้อง